Si gérer ses documents, qu’ils soient papiers ou électroniques, est une action courante, quotidienne et banale pour beaucoup d’entre nous, elle n’est néanmoins pas insignifiante pour le bon fonctionnement d’une organisation. D’ailleurs, selon une étude IDC[1] portant sur les moyennes et grandes entreprises européennes, 82 % de celles-ci considèrent que les documents sont des éléments critiques pour leurs affaires.
[1] IDC est le premier groupe mondial de conseil et d'étude sur les marchés des technologies de l'information.
Si ces documents sont aussi importants, cherchons à comprendre pourquoi, et pour cela commençons par définir ce qu’est un document. Un document, d’après le dictionnaire, est un « écrit servant de preuve ou de renseignement. » Ainsi, un contrat signé est un document, comme le sont une circulaire interne, une lettre d’embauche ou un compte rendu de réunion. Si l’on regarde bien, on constate que notre environnement professionnel est envahi de documents !
Maintenant que nous avons cerné le sujet, essayons de comprendre pourquoi le document nous semble si important. En fait, c’est simplement parce qu’un document, c’est une communication, figée sur un support écrit. Un contrat est une communication formelle d’un accord entre deux parties. Une lettre d’embauche est une communication informant un postulant que sa candidature a été retenue. Une note de service est une communication d’une hiérarchie vis-à-vis d’un ensemble de collaborateurs, etc. L’information que vous lisez actuellement est aussi un document, et c’est bien une communication de Canon vis-à-vis de vous-même, destinée à vous aider à comprendre ce sujet.
Poussons notre raisonnement plus en avant. Etant donné qu’une organisation est composée d’un ensemble d’individus, si l’on veut qu’ils travaillent de manière coordonnée, la communication, qu’elle soit verbale ou écrite, va être l’outil qui va permettre la cohésion du groupe. Le fait qu’elle soit écrite lui permet de durer dans le temps. Et conserver ces documents permet de comprendre a posteriori ce qui s’est passé dans l’organisation. Ceci apparaît évident si l’on essaye d’imaginer une entreprise ou une activité dans laquelle les armoires de papier auraient été vidées, les emails effacés et les sites web internes supprimés. Que resterait-il de la coordination de l’activité ? Imaginez un directeur commercial qui prend ses fonctions au sein d’une structure dont le prédécesseur a tout enlevé. Il ne lui resterait plus qu’à tout reprendre à zéro. Il serait probablement pénalisé durant plusieurs années par la méconnaissance des accords passés ou des situations qui se sont produites.
Si l’existence d’un document est un facteur primordial, il en existe un second à prendre en compte : sa disponibilité. Elle se mesure par le temps qu’il faut pour pouvoir le récupérer. La disponibilité d’un document personnel posé sur son bureau est quasiment immédiate. Un document figurant dans une armoire mal rangée est moins disponible. Un document qui se trouve enfermé dans l’armoire d’une secrétaire qui est partie déjeuner n’est pas disponible pendant cette heure de déjeuner. Un document emprunté par un autre est indisponible le temps de l’emprunt, sauf s’il en existe des copies.
Nous le voyons, un document est donc un élément crucial pour le fonctionnement de chaque entreprise. Alors existe-t-il des moyens de faciliter son usage, en le rendant disponible à tout moment à tous ceux qui en ont un réel besoin, et uniquement à ceux-ci ? *Bien sûr, vous pouvez...
Key Partners pour Jean-Philippe Ronzetti - Canon Ouest-Atlantique
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